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PROCEDURA WHISTLEBLOWING PER LA GESTIONE DI SEGNALAZIONI



1. Oggetto

La presente Procedura disciplina le modalità di gestione di segnalazioni (in seguito anche “Segnalazioni”) di potenziali violazioni del codice etico, delle policy del Gruppo Marcolin o delle leggi e regolamenti applicabili, tra cui il D.Lgs. 231/2001 e il relativo Modello di organizzazione e gestione della Marcolin S.p.A. che possano recare pregiudizio al Gruppo Marcolin. Il Gruppo Marcolin ha adottato la presente procedura c.d. “whistleblowing” per garantire un canale certo e riservato di informazione ai soggetti destinatari del Codice Etico e del Modello di organizzazione e gestione che collaborano o che entrano in contatto con il Gruppo Marcolin a vario titolo. Il Gruppo Marcolin si impegna a salvaguardare l’anonimato del segnalante e a garantire che lo stesso non sia oggetto di alcuna forma di ritorsione o discriminazione. Sono infatti previste sanzioni per coloro che violano le misure di tutela del segnalante. L’applicazione di queste regole è limitata ai casi in cui il segnalante sia in buona fede e viene pertanto sanzionato, secondo la procedura disciplinare applicabile, colui che agisce con dolo o colpa grave. Non vengono inoltre ammesse segnalazioni anonime. La Procedura è valida per tutte le Società del Gruppo Marcolin.

2. Modalità di segnalazione

La Segnalazione può essere inoltrata tramite lettera o via e-mail, che deve essere debitamente sottoscritta, ad uno dei seguenti indirizzi: -marcolin.integrity@legalmail.it -Comitato Etico -Marcolin S.p.A. –Zona Industriale Villanova 4 Longarone (BL). Entrambi i predetti canali di segnalazioni garantiscono la riservatezza del soggetto segnalante.Le Segnalazioni devono essere circostanziate, ossia contenere indicazioni precise e concordanti riguardanti la violazione che viene segnalata e pertanto devono contenere indicazioni quali soggetto, luogo, tempo e fatto.

3. Procedura interna di gestione della segnalazione

La Società ha istituito il Comitato Etico che si compone di 3 membri (HR Director, Legal Counsel e Presidente dell’Organismo di Vigilanza) e che ha il compito di esaminare tutte le Segnalazioni ricevute. Una volta ricevuta una Segnalazione, il Comitato Etico del Gruppo Marcolin verifica che non sia resa in forma anonima e che sia adeguatamente circostanziata (deve indicare soggetto, luogo, tempo e fatto). Se la Segnalazione riguarda possibili violazioni del Modello di Organizzazione eGestione ex D.lgs. 231/2001 applicabile alla Marcolin S.p.A. viene informato e coinvolto nel processo anche l’intero Organismo di Vigilanza.

Al fine di attivare le verifiche necessarie il Comitato Etico può, a sua discrezione, avvalersi di qualsiasi funzione aziendale che ritenga avere la professionalità e/o le conoscenze necessarie per fornire il proprio supporto. L’istruttoria si svolge secondo quanto previsto dalla normativa applicabile, nel rispetto dei diritti dei soggetti coinvolti. Il Comitato Etico verifica la fondatezza della Segnalazione attraverso qualsiasi attività che ritenga opportuna, compresa l’audizione personale del segnalante e/o di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti segnalati, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza. Il Comitato Etico può sospendere o interrompere in qualunque momento l’istruttoria ove venga rilevata l’infondatezza della Segnalazione. Nel caso in cui venga accertato il dolo o la colpa grave del segnalante il Comitato Etico si riserva di proporre agli organi societari competenti l’avvio di un procedimento disciplinare nei suoi confronti.All’esito dell’istruttoria, laddove venga accertata la violazione oggetto di Segnalazione, nel rispetto dei necessari criteri di riservatezza, vengono comunicati i risultati delle verifiche all’organo societario competente ad assumere gli eventuali provvedimenti che si rendano necessari, anche, se del caso, di natura disciplinare.L’archiviazione di tutta la documentazione riguardante le Segnalazioni e successiva istruttoria avviene presso l’ufficio legale di gruppo presso Marcolin S.p.A., con modalità idonee ad assicurare il rispetto dei principi di riservatezza e anonimato.Per ogni chiarimento rispetto alla procedura in oggetto è possibile contattare il Comitato Etico del Gruppo Marcolin agli indirizzi sopra indicati.